Ein Ordner, den du bestimmst
Die Dokumente liegen als normale Dateien in einem frei wählbaren Dokumentenordner – auch ausserhalb des Web-Verzeichnisses. Parallelzugriff per Dateiexplorer, SMB oder Cloud-Sync bleibt jederzeit möglich.
DocWeb ist eine selbst gehostete Dokumentenverwaltung mit OCR-Volltextsuche für die eigene Synology NAS oder jeden anderen eigenen Server. Reines PHP – ohne Cloud, ohne Drittanbieter, ohne Abo. Die Dokumente bleiben als normale Dateien in einem Ordner, den du selbst bestimmst.
Das Konzept
Viele Dokumentenverwaltungen legen den Bestand in eigenen Containern oder Datenbank-Blobs ab. Danach ist der Bestand nur noch über die Anwendung erreichbar, der Export umständlich und ein Blick per Dateiexplorer unmöglich.
Die Dokumente liegen als normale Dateien in einem frei wählbaren Dokumentenordner – auch ausserhalb des Web-Verzeichnisses. Parallelzugriff per Dateiexplorer, SMB oder Cloud-Sync bleibt jederzeit möglich.
Einsortieren und Umbenennen im Dateisystem übernimmt der nächste Sync. Gespeichert werden nur Pfade relativ zum Wurzelordner – ein Umzug des gesamten Bestands braucht keine Datenbank-Migration.
Backup, Wiederherstellung und Umzug laufen über normale Dateioperationen. Verloren gehen kann der Bestand nur, wenn der Ordner selbst verloren geht – nicht, wenn eine Anwendung oder deren Datenbank ausfällt.
Funktionen
Alles läuft auf deinem Server. Es gibt keine Anmeldung bei einem Dienst, kein Nutzungslimit und keine Übertragung deiner Dokumente an Dritte.
Gesucht wird über Dateinamen, Kategorie-Pfad, Tags und den extrahierten Inhalt – auch innerhalb gescannter PDFs und Bilder. Bei Tippfehlern greift automatisch eine unscharfe Suche.
Text aus PDFs, gescannten Seiten und Bildern (Tesseract) sowie aus Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Eingebetteter PDF-Text wird auch ohne zusätzliche Werkzeuge gelesen.
Neue, geänderte und gelöschte Dateien werden beim Sync automatisch erkannt und nur diese verarbeitet. „Reindex" baut den gesamten Volltext neu auf – mit Fortschrittsanzeige und jederzeit abbrechbar.
Hierarchischer Kategoriebaum entsprechend deiner Ordnerstruktur, dazu frei vergebbare Schlagwörter mit Vorschlägen. So findest du ein Dokument auch über einen anderen Weg als den Ordner.
Neue Scans landen zuerst in der Inbox: prüfen, drehen, umbenennen und mit einem Kategorie-Vorschlag ablegen, der aus dem eigenen Bestand lernt – eine fehlende Kategorie legst du gleich beim Ablegen an.
Ein ganzer Stapel mit Trennblättern wird in einem Durchgang erfasst und automatisch in einzelne PDFs aufgeteilt – ideal für Akten und Ordner.
E-Mails per IMAP oder POP3 abholen, prüfen und als PDF ablegen – mit Absender-Filterliste und Prüfung von SPF, DKIM und DMARC. Die Erzeugung läuft in reinem PHP, ohne fremde Inhalte nachzuladen.
Doppelte Dateien werden über Prüfsummen und Textvergleich aufgespürt. Administratoren können die Bereinigung als eigenen Hintergrundlauf starten und jederzeit abbrechen.
Rollen für Admin, Editor und Lesen, dokumentgenaue Freigaben für einzelne Personen sowie Zwei-Faktor-Anmeldung per E-Mail-Code oder Authenticator-App.
Gelöschte Dokumente lassen sich wiederherstellen. Das Backup sichert Datenbank und Dokumente in einem Schritt – als ZIP, das du jederzeit auch ohne DocWeb öffnen kannst.
Administratoren sehen Anzahl und Grösse der Dokumente, die Verteilung nach Dateityp, die Grösse je Kategorie sowie das Protokoll der letzten Sync-Läufe.
Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Französisch und Italienisch – die Sprache wählt jeder Benutzer selbst. Das responsive UI lässt sich als App auf dem Startbildschirm installieren (PWA).
Unterwegs
Die iOS-App ist ein reiner Client für deine DocWeb-Installation. Sie verbindet sich direkt mit deinem Server – es gibt kein Konto bei uns und keine Zwischenspeicherung in einer Cloud.
Volltextsuche, Kategoriebaum und Vorschau für PDFs, Bilder und Office-Dateien – inklusive des per OCR erkannten Textes.
Dokument fotografieren, Zuschneide-Ecken automatisch erkennen und von Hand nachziehen, schief aufgenommene Seiten begradigen. Mehrere Aufnahmen werden zu einem mehrseitigen PDF zusammengefasst.
Seiten drehen, Seitenbereiche trennen und mehrere PDFs zusammenfügen. Die Ergebnisse landen als neue Datei in der Inbox, die Originale bleiben unverändert.
Die App verbindet sich auf Wunsch auch mit Servern im lokalen Netz, die ein selbst ausgestelltes Zertifikat verwenden – etwa mit einer Synology NAS. Für Adressen im Internet bleibt die Prüfung streng.
Sicherheit & Datenschutz
DocWeb ist so gebaut, dass möglichst wenige Daten überhaupt das Haus verlassen. Was du ablegst, liegt auf deinem Speicher – nicht auf einem fremden Server.
DocWeb überträgt keine Daten an den Entwickler und an keine Drittfirma. Es gibt keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste und keine Telemetrie.
Rollen bestimmen, wer sehen und bearbeiten darf. Einzelne Dokumente lassen sich für ausgewählte Personen freigeben. Die Anmeldung kann per Zwei-Faktor-Code abgesichert werden.
Keine externen Skripte, keine Aufrufe an fremde Dienste, keine versteckten Konten. Der Datenbankzugang liegt in einer Konfigurationsdatei, die ausserhalb des Webs liegt oder per Webserver-Regel gesperrt ist.
Technische Daten
DocWeb ist bewusst einfach gehalten: keine Framework-Abhängigkeit, keine Build-Schritte, kein Node.js. Damit bleibt die Installation überschaubar und auch in einigen Jahren noch wartbar.
| Backend | PHP 8.x, ohne Framework |
|---|---|
| Datenbank | MariaDB 10 mit utf8mb4 und FULLTEXT-Index |
| OCR-Werkzeuge | Tesseract und Poppler – optional, für gescannte Dokumente und Bilder |
| Frontend | HTML, CSS und JavaScript ohne Build-Schritt, installierbar als PWA |
| Server | Synology DSM (Web Station) oder jeder Apache-/nginx-Server mit PHP |
| Ablage | Normale Dateien in einem frei wählbaren Ordner, auch ausserhalb des Web-Verzeichnisses |
| iOS-App | DocWeb Connect, iOS 16.0 oder neuer, iPhone und iPad |
| Sprachen | Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch |
Loslegen
DocWeb läuft auf einer Synology NAS oder auf einem gewöhnlichen Webserver. Beide Wege sind in der Anleitung Schritt für Schritt beschrieben – samt Einrichtung der OCR-Werkzeuge.
Web Station und MariaDB einrichten, App-Dateien ins Web-Verzeichnis legen, OCR-Werkzeuge über Entware installieren.
Weg BApache oder nginx mit PHP und MariaDB – auf einem gemieteten Server, einem eigenen Rechner oder im Heimnetz.
.env mit den Datenbankzugangsdaten anlegen, install.php im Browser aufrufen und danach löschen, in der App einmal Sync ausführen. Details unter Installation.