Una cartella scelta da te
I documenti vengono salvati come file ordinari in una cartella scelta liberamente – anche fuori dalla directory web. L'accesso parallelo tramite file manager, SMB o sincronizzazione cloud resta possibile in ogni momento.
DocWeb è una gestione documentale self-hosted con ricerca full-text via OCR, per il tuo NAS Synology o qualsiasi altro server che gestisci tu stesso. PHP puro – senza cloud, senza terzi, senza abbonamento. I documenti restano file ordinari in una cartella che scegli tu.
L'idea
Molti sistemi di gestione documentale conservano l'archivio in contenitori propri o come blob nel database. Dopo di che l'archivio è raggiungibile solo tramite l'applicazione, l'esportazione diventa faticosa e uno sguardo nel file manager è impossibile.
I documenti vengono salvati come file ordinari in una cartella scelta liberamente – anche fuori dalla directory web. L'accesso parallelo tramite file manager, SMB o sincronizzazione cloud resta possibile in ogni momento.
L'ordinamento e la rinomina nel file system vengono ripresi alla sincronizzazione successiva. Vengono salvati solo percorsi relativi alla cartella radice – spostare l'intero archivio non richiede alcuna migrazione del database.
Backup, ripristino e migrazione sono normali operazioni sui file. L'archivio può andare perso solo se si perde la cartella stessa – non perché un'applicazione o il suo database si guasta.
Funzioni
Tutto gira sul tuo server. Non c'è alcun account presso un fornitore, nessun limite di utilizzo e nessun trasferimento dei tuoi documenti a terzi.
La ricerca comprende nomi dei file, percorso di categoria, tag e il testo estratto – anche all'interno di PDF e immagini scansionati. In caso di errori di battitura entra automaticamente in gioco la ricerca fuzzy.
Testo da PDF, pagine scansionate e immagini (Tesseract) nonché da file Word, Excel e PowerPoint. Il testo incorporato nei PDF viene letto anche senza strumenti aggiuntivi.
Durante la sincronizzazione vengono rilevati i file nuovi, modificati ed eliminati e solo quelli vengono elaborati. «Reindex» ricostruisce l'intero full-text – con indicazione del progresso e possibilità di interrompere in qualsiasi momento.
Una struttura ad albero delle categorie che rispecchia la tua struttura di cartelle, più tag liberi con suggerimenti. Così puoi ritrovare un documento anche per una via diversa dalla cartella.
Le nuove scansioni arrivano prima nell'inbox: controllare, ruotare, rinominare e archiviare con un suggerimento di categoria che impara dal tuo archivio – una categoria mancante può essere creata direttamente in fase di archiviazione.
Un intero fascio con fogli separatori viene acquisito in un'unica passata e suddiviso automaticamente in singoli PDF – ideale per fascicoli e raccoglitori.
Scaricare le e-mail via IMAP o POP3, controllarle e archiviarle come PDF – con elenco dei filtri sul mittente e verifica di SPF, DKIM e DMARC. La resa avviene in PHP puro, senza caricare contenuti esterni.
I file duplicati vengono individuati tramite checksum e confronto dei testi. Gli amministratori possono avviare la pulizia come processo in background e interromperlo in qualsiasi momento.
Ruoli amministratore, editor e sola lettura, condivisioni documento per documento per singole persone e accesso a due fattori tramite codice e-mail o app di autenticazione.
I documenti eliminati possono essere ripristinati. Il backup salva database e documenti in un unico passaggio – come ZIP che puoi aprire in qualsiasi momento, anche senza DocWeb.
Gli amministratori vedono numero e dimensione dei documenti, la distribuzione per tipo di file, la dimensione per categoria e il registro delle ultime sincronizzazioni.
L'interfaccia è disponibile in tedesco, inglese, francese e italiano – ogni utente sceglie la propria lingua. L'interfaccia responsive può essere installata come app sulla schermata iniziale (PWA).
In movimento
L'app iOS è un semplice client della tua installazione DocWeb. Si collega direttamente al tuo server – non c'è alcun account presso di noi e nessuna copia in un cloud.
Ricerca full-text, albero delle categorie e anteprime di PDF, immagini e file Office – incluso il testo riconosciuto via OCR.
Fotografare un documento, rilevare automaticamente gli angoli di ritaglio e correggerli a mano, raddrizzare le pagine acquisite di sbieco. Più scatti vengono uniti in un unico PDF a più pagine.
Ruotare pagine, separare aree di pagina e unire più PDF. I risultati arrivano come nuovi file nell'inbox e gli originali restano intatti.
Se lo desideri, l'app si collega anche a server della rete locale che usano un certificato autoemesso – per esempio un NAS Synology. Per gli indirizzi su Internet resta attivo il controllo rigoroso.
Sicurezza e protezione dei dati
DocWeb è costruito in modo che il minor numero possibile di dati lasci la tua sede. Ciò che archivi resta sul tuo storage – non su un server di terzi.
DocWeb non trasmette dati allo sviluppatore né a terzi. Non ci sono servizi di analisi, tracciamento o pubblicità e nessuna telemetria.
I ruoli determinano chi può vedere e modificare. Singoli documenti possono essere condivisi con persone scelte. L'accesso può essere protetto da un codice a due fattori.
Nessuno script esterno, nessuna chiamata a servizi di terzi, nessun account nascosto. Le credenziali del database si trovano in un file di configurazione posto fuori dalla directory web o bloccato da una regola del server web.
Dati tecnici
DocWeb è volutamente semplice: nessuna dipendenza da framework, nessuna fase di compilazione, niente Node.js. Così l'installazione resta gestibile e mantenibile anche negli anni.
| Backend | PHP 8.x, senza framework |
|---|---|
| Database | MariaDB 10 con utf8mb4 e indice FULLTEXT |
| Strumenti OCR | Tesseract e Poppler – opzionali, per documenti scansionati e immagini |
| Frontend | HTML, CSS e JavaScript senza fase di compilazione, installabile come PWA |
| Server | Synology DSM (Web Station) o qualsiasi server Apache/nginx con PHP |
| Archiviazione | File ordinari in una cartella scelta liberamente, anche fuori dalla directory web |
| App iOS | DocWeb Connect, iOS 16.0 o successivo, iPhone e iPad |
| Lingue | Tedesco, inglese, francese, italiano |
Per iniziare
DocWeb gira su un NAS Synology o su un normale server web. Entrambe le vie sono descritte passo passo nella guida – compresa la configurazione degli strumenti OCR.
Configurare Web Station e MariaDB, mettere i file dell'applicazione nella directory web, installare gli strumenti OCR via Entware.
Via BApache o nginx con PHP e MariaDB – su un server noleggiato, una macchina propria o la rete domestica.
.env con le credenziali del database, aprire install.php nel browser e poi eliminarlo, eseguire una volta Sync nell'app. Dettagli nella Installazione.