DocWeb est une gestion documentaire auto-hébergée avec recherche plein texte par OCR, pour votre propre NAS Synology ou tout autre serveur que vous exploitez. PHP pur – sans cloud, sans tiers, sans abonnement. Les documents restent des fichiers ordinaires dans un dossier que vous choisissez vous-même.
Le principe
De nombreux systèmes de gestion documentaire stockent le fonds dans leurs propres conteneurs ou sous forme de blobs en base de données. Ensuite, ce fonds n'est accessible que par l'application, l'export devient laborieux et un coup d'œil dans l'explorateur de fichiers est impossible.
Les documents sont stockés comme fichiers ordinaires dans un dossier librement choisi – même en dehors du répertoire web. L'accès parallèle par explorateur de fichiers, SMB ou synchronisation cloud reste possible à tout moment.
Le classement et le renommage dans le système de fichiers sont repris lors de la prochaine synchronisation. Seuls des chemins relatifs au dossier racine sont enregistrés – déplacer tout le fonds ne nécessite aucune migration de base de données.
Sauvegarde, restauration et migration se font par de simples opérations sur fichiers. Le fonds ne peut être perdu que si le dossier lui-même est perdu – pas parce qu'une application ou sa base de données tombe en panne.
Fonctions
Tout tourne sur votre serveur. Il n'y a pas de compte chez un prestataire, pas de limite d'utilisation et aucun transfert de vos documents à des tiers.
La recherche porte sur les noms de fichiers, le chemin de catégorie, les étiquettes et le contenu extrait – y compris à l'intérieur de PDF et d'images scannés. En cas de faute de frappe, une recherche floue prend automatiquement le relais.
Le texte des PDF, des pages scannées et des images (Tesseract) ainsi que des fichiers Word, Excel et PowerPoint. Le texte intégré des PDF est lu même sans outils supplémentaires.
Lors de la synchronisation, les fichiers nouveaux, modifiés et supprimés sont détectés et seuls ceux-là sont traités. « Réindexer » reconstruit tout le plein texte – avec affichage de la progression et interruption possible à tout moment.
Une arborescence de catégories correspondant à votre structure de dossiers, plus des étiquettes libres avec suggestions. Vous pouvez ainsi retrouver un document par un autre chemin que le dossier.
Les nouveaux scans arrivent d'abord dans la boîte de réception : vérifier, faire pivoter, renommer et classer avec une suggestion de catégorie qui apprend de votre propre fonds – une catégorie manquante peut être créée directement lors du classement.
Toute une pile avec intercalaires est saisie en une seule passe et répartie automatiquement en PDF individuels – idéal pour les dossiers et les classeurs.
Relever les e-mails par IMAP ou POP3, les contrôler et les classer en PDF – avec liste de filtres sur l'expéditeur et vérification de SPF, DKIM et DMARC. La génération se fait en PHP pur, sans charger de contenu externe.
Les fichiers en double sont repérés par sommes de contrôle et comparaison de texte. Les administrateurs peuvent lancer le nettoyage comme tâche d'arrière-plan et l'interrompre à tout moment.
Rôles administrateur, éditeur et lecture, partages document par document pour des personnes précises et connexion à deux facteurs par code e-mail ou application d'authentification.
Les documents supprimés peuvent être restaurés. La sauvegarde enregistre base de données et documents en une seule étape – sous forme de ZIP que vous pouvez ouvrir à tout moment, même sans DocWeb.
Les administrateurs voient le nombre et la taille des documents, la répartition par type de fichier, la taille par catégorie ainsi que le journal des dernières synchronisations.
L'interface existe en allemand, anglais, français et italien – chaque utilisateur choisit sa langue. L'interface responsive peut être installée comme application sur l'écran d'accueil (PWA).
En déplacement
L'app iOS est un simple client de votre installation DocWeb. Elle se connecte directement à votre serveur – il n'y a pas de compte chez nous et pas de mise en cache dans un cloud.
Recherche plein texte, arborescence de catégories et aperçu des PDF, images et fichiers Office – y compris le texte reconnu par OCR.
Photographier un document, détecter automatiquement les coins de recadrage et les ajuster à la main, redresser les pages prises de travers. Plusieurs prises sont réunies en un PDF de plusieurs pages.
Faire pivoter des pages, séparer des zones de page et réunir plusieurs PDF. Les résultats arrivent comme nouveaux fichiers dans la boîte de réception et les originaux restent intacts.
Sur demande, l'app se connecte aussi à des serveurs du réseau local qui utilisent un certificat auto-signé – par exemple un NAS Synology. Pour les adresses sur Internet, la vérification stricte reste en place.
Sécurité et protection des données
DocWeb est conçu pour que le moins de données possible quittent votre installation. Ce que vous classez reste sur votre stockage – pas sur un serveur tiers.
DocWeb ne transmet aucune donnée au développeur ni à aucun tiers. Il n'y a aucun service d'analyse, de suivi ou de publicité et aucune télémétrie.
Les rôles déterminent qui peut voir et modifier. Des documents individuels peuvent être partagés avec des personnes choisies. La connexion peut être protégée par un code à deux facteurs.
Aucun script externe, aucun appel à des services tiers, aucun compte caché. L'accès à la base de données se trouve dans un fichier de configuration situé hors du répertoire web ou bloqué par une règle du serveur web.
Données techniques
DocWeb est volontairement simple : aucune dépendance à un framework, aucune étape de compilation, pas de Node.js. L'installation reste ainsi maîtrisable et maintenable dans plusieurs années.
| Backend | PHP 8.x, sans framework |
|---|---|
| Base de données | MariaDB 10 avec utf8mb4 et index FULLTEXT |
| Outils OCR | Tesseract et Poppler – en option, pour les documents scannés et les images |
| Frontend | HTML, CSS et JavaScript sans étape de compilation, installable comme PWA |
| Serveur | Synology DSM (Web Station) ou tout serveur Apache/nginx avec PHP |
| Stockage | Fichiers ordinaires dans un dossier librement choisi, y compris en dehors du répertoire web |
| App iOS | DocWeb Connect, iOS 16.0 ou plus récent, iPhone et iPad |
| Langues | Allemand, anglais, français, italien |
Pour commencer
DocWeb tourne sur un NAS Synology ou sur un serveur web ordinaire. Les deux voies sont décrites pas à pas dans le guide – y compris la mise en place des outils OCR.
Mettre en place Web Station et MariaDB, placer les fichiers de l'application dans le répertoire web, installer les outils OCR via Entware.
Voie BApache ou nginx avec PHP et MariaDB – sur un serveur loué, votre propre machine ou votre réseau domestique.
.env avec les identifiants de base de données, ouvrir install.php dans le navigateur puis le supprimer, exécuter une fois Sync dans l'application. Détails dans la Installation.